Smartes To Do Management mit Microsoft 365 

Vermutlich geht es Ihnen ähnlich: Der normale Arbeitstag ist von ständig wechselnden Aufgaben, Projekten, Meetings und Kundenterminen geprägt. Dazu kommen noch ein paar Mails hier und ein paar Telefonate da. Dabei den Überblick über die laufenden Projekte und die persönlichen To Dos zu behalten, fällt nicht immer leicht. Wenn Sie also auch schon einmal eine wichtige Frist vergessen, eine Mail im Posteingang verloren oder einfach zu viele Aufgaben auf dem Zettel hatten, sind die folgenden Tipps und Tricks für Sie gedacht.

Effizientes Aufgabenmanagement ist individuell 

In diesem Artikel möchten wir Ihnen zeigen, mit welchen kleinen digitalen Helfern Sie Ihren Tag und Ihre Projekte in Zukunft einfacher und übersichtlicher organisieren. Da aber sowohl Aufgaben als auch Menschen sich unterscheiden und wir keine „One-Fits-All-Lösungen“ für uns beanspruchen möchten, sollten Sie im Voraus einige Fragen beantworten:

  • Arbeite ich in Projekten und Teams oder eher autark?
  • Muss ich schnell viele Informationen verarbeiten?
  • Arbeite ich neue Aufgaben direkt ab oder sammle Aufgaben, die ich später erledige.
  • Sind Fristen und Erinnerungen für meine Arbeit wichtig?

Je nachdem, wie Sie diese Fragen für sich beantworten, können unterschiedliche Tools und Methoden für Sie sinnvoll sein.

Effizientes Management von Notizen, Mails und To Dos 

Durch die zunehmende Menge von Informationen, die uns auf den verschiedensten Kanälen erreichen, wird ein effizientes Management von Notizen, Mails, Projekten und To Dos immer wichtiger. Mail, Unternehmenschat, Telefonate oder Zurufe von Kolleginnen und Kollegen. Zu leicht verliert man da den Überblick. Für uns ist es daher wichtig, alle eingehenden Informationen zu erfassen und in digitale Tools zu überführen. Für ein einfaches persönliches Aufgabenmanagement reicht hier meist schon die integrierte Aufgabenfunktion von Outlook aus. Ohne zusätzliche Installation können direkt in Outlook Aufgaben, Fristen oder Wiedervorlagen erstellt werden. Auch eingehende Mails können bspw. direkt in eine Aufgabe oder einen Termin umgewandelt werden.

Projektarbeit gemeinsam organisieren 

Projektarbeit in größeren Teams oder mit externen Kunden und Partnern kann schnell komplex und unübersichtlich werden. Gründe dafür gibt es natürlich viele. Mit ein wenig Disziplin und den richtigen Tools jedoch, lassen sich die meisten Fallstricke im Projekt gut vermeiden. Grundsätzlich sollten Sie bei der Arbeit in Gruppen und Teams zwei Dinge beachten. Zum einen ist es wichtig, einen gemeinsamen Projektraum oder ein Projektboard zu installieren. Hier werden für alle zugänglich Aufgaben, Termine und Dateien zentral verwaltet. Darüber hinaus ist es notwendig, dass jedes Teammitglied Fortschritte und Planänderungen für Kollegen und Kunden markiert.

Nur so können alle Beteiligten mit demselben Wissenstand arbeiten und die Projektleitung kann sich auf den aktuellen Stand verlassen. Das spart Kommunikationsaufwand und erleichtert Übergaben. Tools wie der Microsoft Planner oder Trello machen es uns sehr leicht, solche übersichtlichen Projektboards zu erstellen und gemeinsam zu bearbeiten.

Microsoft To Do: Die Aufgabenzentrale 

Für alle, die sowohl ein individuelles To Do Managment nutzen als auch in Projekten und Teams mit Kollegen und Kolleginnen zusammenarbeiten, empfiehlt sich ein Ort zur zentralen Aufgabenverwaltung. Auf diese Weise arbeiten Sie nicht in zwei, drei oder mehr Tools und haben immer alle wichtigen Informationen auf einen Blick.

Mit Microsofts To Do lassen sich persönliche Tasks und Projektaufgaben übersichtlich managen. Tasks aus Outlook und dem Planner werden synchronisiert und in smarten Listen dargestellt. So haben Sie den perfekten Überblick über Ihren aktuellen Workload. Ganz egal, ob es eine persönliche Mail ist, die Sie beantworten müssen oder eine Projektaufgabe, die ein Teammitglied Ihnen zugewiesen hat. Das spart Zeit, vereinfacht die Organisation und schafft Klarheit für die eigene Tagesplanung.

Ohne Routinen und Disziplin kein Erfolg 

Wie Sie vielleicht schon festgestellt haben, geht es bei einem effizienten Aufgabenmanagement weniger um das Erledigen der Aufgaben, als vielmehr um das Sortieren und Priorisieren von Informationen. Outlook, Planner, To Do und Co. können uns dabei helfen, eingehende Informationen zu kanalisieren und im richtigen Moment wieder auszuspucken. Wie so häufig, sind die richtigen Tools jedoch nur die halbe Miete.

Wer langfristig organisierter und entspannter arbeiten möchte, muss Disziplin mitbringen. Besonders zu Beginn, kann es schwerfallen wirklich alle Notizen, Mails und To Dos in die Systeme zu tippen. Häufig ist der Griff zu Stift und Papier doch einfacher. Hier helfen Routinen, die es einem erleichtern, Aufgaben zu übertragen und Listen zu pflegen. Und das Durchhalten lohnt sich, denn nichts ist schöner als ein leerer Posteingang und eine abgehakte To Do Liste am Ende des Tages.

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