Es ist das beherrschende Thema dieser Tage: Home Office! Was in vielen Unternehmen vor Kurzem noch undenkbar schien und als zusätzliche Freizeit für Arbeitsfaule verschrien war, ist plötzlich innerhalb weniger Stunden doch möglich und Alltag für Millionen Menschen geworden.

Gestern standen wir noch mit den Kolleginnen und Kollegen an der Kaffeemaschine zusammen und haben auf die Technik geschimpft. Heute sitzen wir völlig natürlich in Video-Calls und Online-Konferenzen zusammen, als hätten wir nie etwas anderes getan. Eines der wichtigsten Tools in unserem neuen Arbeitsleben ist dabei für viele Microsoft Teams. Doch warum ist MS Teams aktuell so erfolgreich?

Digitalisierung im Eiltempo

Was jahrelang aufgeschoben wurde und in den Backlogs der Nation versauert ist, wird nun in einer bemerkenswerten Geschwindigkeit nachgeholt. Deutschland digitalisiert sich aktuell im Eiltempo. IT-Dienstleister arbeiten auf Hochtouren, Laptops werden bereitgestellt, VPN-Tunnel eingerichtet und Tools für Videotelefonie verzeichnen rekordverdächtige Nutzerzahlen. Wie nachhaltig diese Entwicklung sein wird, bleibt abzuwarten und hängt auch davon ab, ob der technische Wandel einen kulturellen Wandel nach sich ziehen wird. Unter Druck entstehen nicht immer Diamanten.

Zwei Faktoren führen zum Erfolg

Doch wie vermeiden wir etwaige Schnellschüsse und stellen sicher, dass eingeleitete Sofortmaßnahmen nicht nach einem lauten Knall verpuffen?

Aus eigener Erfahrung und anhand von Kundenprojekten können wir den Erfolg von Maßnahmen zur digitalen Zusammenarbeit von zwei wesentlichen Faktoren abhängig machen:

1. Digitalisierung muss ganzheitlich erfolgen
2. Ohne Kulturwandel keine Digitalisierung

Damit wir also die digitale Zusammenarbeit langfristig stärken, braucht es einen Plan, der neben den technischen Voraussetzungen auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einbezieht. Unter den aktuellen Bedingungen ein Tool zur Videotelefonie einzuführen ist sicherlich keine schlechte Idee. Wenn nach einem Video-Call aber die besprochen To Dos ausgedruckt, verteilt und abgeheftet werden, gelingt mit hoher Wahrscheinlichkeit kein Kulturwandel im Team. Es braucht möglichst ein einziges umfassendes und einfach zu bedienendes Tool.

Anforderungen definieren 

Seit der Gründung von FREDERIX im Jahr 2005 ermöglichen wir unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mobiles Arbeiten. Im Laufe der Jahre haben wir uns hierzu einen Mix aus verschiedenen Tools zur Kommunikation und Kollaboration erarbeitet. Mit einem wachsenden Team und immer komplexer werdenden Anforderungen stieg aber auch die Anzahl an benötigten Anwendungen. Um zahlreichen und unüberschaubaren Individuallösungen vorzubeugen, haben wir uns dazu entschlossen unsere digitale Zusammenarbeit neu aufzustellen. Im ersten Schritt haben wir identifiziert, was wir zum täglichen Arbeiten benötigen.

Unsere Ergebnisse:

1. Kommunikation (Telefonie, Videotelefonie, Chat, Screensharing)
2. Dateimanagement und Office-Anwendungen
3. Projekt- und Wissensmanagement
4. Auf allen Geräten und Plattformen

Zusätzlich war uns eine hohe Akzeptanz unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wichtig. Denn schon früh war klar: So ein Projekt funktioniert nur, wenn das gesamte Team mit an Bord ist.

Warum Microsoft Teams

Uns war also bewusst, welche Funktionen wir benötigen und das wir nicht ohne Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorgehen werden. Der eigentliche Auswahlprozess war schnell abgehandelt.

Wir nutzten bereits die meisten Microsoft Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint. Unsere Mails und Kalender organisierten wir in Outlook und die Dateiablage verwalteten wir mit OneDrive und SharePoint. Warum nicht alle diese Dienste sinnvoll miteinander in Microsoft Teams verbinden und einen zentralen Kommunikationshub einsetzen? Als wir dann erfahren haben, dass wir als Office 365 Abonnent MS Teams kostenlos nutzen, war die Wahl getroffen.

 

Lesen Sie im nächsten Teil mehr zur Einführung von Microsoft Teams und wie der Sprung aus dem Home Office zum digitalisierten Unternehmen gelingt.